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WPS助《艾美特》節省授權費

Office替代方案-案例篇

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近期,不僅在台灣地區開始掀起微軟office替代方案的風潮,尤其是經營兩岸的台灣廠商,更是早已經布局進行。其中,目前為中國大陸數一數二的小家電產品生產廠商艾美特,也已經導入其他的辦公室作業軟體,用以取代微軟的office。根據艾美特資訊長陳鏞生的轉述,當時企業會決定跨出這一步,其原因主要就是隨著公司規模不斷擴大,且在2013年正式上市,公司相關信息披露,軟件正版化問題逐漸凸顯,軟件版權費用成本很高,所以,如何進行版權合理規劃與節費,從最大程度上減輕公司軟件版權支出成本,即成為企業的當務之急。

 

 

替代方案整合比賣系統重要

事實上,艾美特在選擇替代方案的導入前,內部也做了許多調研評估的工作,而最後會選定金山軟件的WPSoffice原因,是在於金山軟願意全力的協助整個導入過程,使系統的轉換能夠無縫接軌。陳鏞生指出,由於過去使用微軟的office與許多應用系統包括ERP、CRM、SCM、BPM、BI的銜接相當緊密,這部分是其他office所不及之處,因此艾美特才會多花了些時間在準備的工作上。事後,又金山軟件願意組成專案小組協助艾美特導入WPSoffice作業,歷經三個月的整合,又經歷一個半月的測試時間之後,終於順利把界接整合的問題解決,順利上線。陳鏞生表示,事實上這整個整合的過程是相當的複雜。因為,艾美特內部的各項應用系統全都來自不同廠商,不能僅用一套解決方案完成所有的工程,必須逐一的進行。最後,在解決完全不同的44個界接應用軟體整合工程之後,才順利作好整個的工作。「不過也因為有這個過程的磨合,讓金山軟件更多的體會到,原來賣WPSoffice的關鍵並非是只賣產品,而應該是幫助企業將各系統與WPSoffice整合,解決企業所面臨的問題,讓用戶真正使用起來,才是其真正的價值所在。」陳鏞生這麼說。對此,陳鏞生還舉例說明道,以艾美特來說,最經常使用的就是ERP系統,如果ERP不能作好相容性的整合,則整個更換的工程就完全沒有了意義。因此,艾美特本身在導入WPSoffice之前也積極的與金山軟件溝通,希望能界接整合好目前艾美特使用的兩套新舊鼎新的ERP系統。

 

其實,更換office的作業,一是考驗這原廠的整合能力,另一則是考驗自家資訊部門同仁的工作決心。因為,一旦這最困難的工程都能夠順利完成上線,則後面就能依循慣例執行,整個作業就能簡便許多。因此,對於準備做這項計畫的企業來說,陳鏞生建議事前對原廠的評估是非常的重要。另外,這對金山軟件在未來開展WPSoffice的市場上也有極大的幫助,達成雙贏的效果。

 

 

透過整合造福更多的企業

現階段,由於金山軟件陸續在各產業執行WPSoffice與其他應用軟體整合的成果,逐一開始在每一個版本的WPSoffice中展現,這也使得後來準備採用金山軟件WPSoffice的企業在整合工作上更為的輕鬆,也使得替代微軟office的趨勢越來越能夠被推動。另一方面,就如同艾美特這樣早期就開始採購WPSoffice的企業來說,金山軟件在別的企業所作的成果,也會以補件的方式給艾美特。屆時,艾美特一樣透過伺服器推送更新包到每個使用的用戶,提高其整體使用的效果。如此,艾美特也一樣可以享受到金山軟件花費心思進行系統整合的成果。陳鏞生表示,目前艾美特內部已經有近七至八成使用WPSoffice,而剩下的兩到三成帳戶,仍舊是必須使用微軟office。因此,在過去採買了微軟的office授權之後,現在仍繼續沿用。不過,陳鏞生強調,雖然這兩到三成用戶是必須使用微軟office,但是卻不會再進行升級的動作。原因是每一次的升級,恐怕都將對原有的硬體系統造成負擔,最後增加相關的採購成本。因此,在當前仍可沿用的情況之下,艾美特不打算升級軟體版本,以降低其採購與使用的成本。至於,那已經開始使用金山軟件WPSoffice的七到八成用戶,因為所需要的硬體規格設甚至要比過時許久的微軟office2000還來的低階。因此整體而言,內部的硬體設備不需要大量投資,就可以擁有原來的效能,這也讓艾美特願意去進行替換的作業。在艾美特完成了內部的系統整合之後,另一項難題就是要對外溝通的部分。陳鏞生表示,艾美特的供應商、客戶不計其數,這其中又不完全使用金山軟件WPSoffice,所以,內部員工與這些人員進行文件交付的過程中,文件的兼容性則成為重點考量。對此,金山軟件WPSOffice與微軟office各個不同版本均能夠相容,大大的減低作業的困難度。陳鏞生指出,以艾美特如今導入金山軟件WPSoffice之後所花的費用,與當年全部都使用微軟office的花費來作比較,為公司節省了人民幣三百多萬元的版權成本支出(且未來用戶數增加越多則會節省越多),不可謂不驚人。

 

 

掌握版權談判主動權

根據陳鏞生的表示,艾美特會思考走這樣的一條路,完全是考量到能夠合理規劃企業自身版權,掌握談判主動權,緩解公司一次性支出的財務壓力,又避免軟件公司強壓式購買,進一步提高公司軟件正版化占有率。因為,過去微軟總有很多的管道,去了解企業內到底有哪些作業軟體有授權、又有哪些沒有授權。

 

因此,一旦被警告,企業跟微軟就要陷入長久的談判中。而談判的結果,贏了要付授權費用,輸了不但要付授權費用,還要再加上罰金,這對企業來說除了造成經濟方面的影響,同時對於企業樹立公司誠信合法、正面的社會形象很不利。因此,就非得去思考替代方案不可,而這替代方案不但要能被同仁接受,順利與各系統無縫整合接軌,而且還要能持續長久。最後,經過從用戶操作面、功能面、整合面、及廠商技術支持(版本更新「1年1~2次」、整合、培訓與服務)與產品業界評價(該產品上市幾年、用戶客層及產品發展)面進行搜集分析與評估,艾美特選擇了金山軟件WPSoffice這樣的一個解決方案。陳鏞生還舉例表示,這種與艾美特相似的情況比比皆是。以曾經向他請教交流過的另一個位於深圳的台資企業來說,過去以來一直都是買企業授權為主。因此,這家台資企業在被盯上之後,三年間就被要求購買了數百萬元授權金,這對這家台商來說不只是利益上的損失,也造成營業上巨大的困擾。因此,這家台商企業也開始遵循陳鏞生的建議,尋找替代方案執行。而且這樣的替代方案,在新建立的廠區沒有過去的包袱壓力下,更容易順利執行。最後,陳鏞生指出,目前金山軟件WPSoffice已經能夠跟微軟的office系統完美相容,包括早期有表格不相容,或者是許多符號不見的情況也都逐漸的整合當中。因此,艾美特內部使用起來已經跟過去使用微軟的office系統的時期沒有多大差異。不過,從另一個方面來看,微軟的office系統真正被普遍使用的功能不超過40%,即使是最依賴微軟office系統的財務部,使用功能複雜性上,WPSoffice也基本能夠滿足。當金山軟件WPSoffice功能越來越完善并完美相容微軟Office時,金山軟件還以更低的價錢,並且免費提供教育訓練服務來協助企業推廣上線,幫助企業真正的使用起來,企業如何能不嘗試著作這樣的替代方案呢?