WPS降落在你家，高效協同輕鬆上手

▍打破資訊孤島 翻高辦公效率

企業辦公高頻日常不外乎處理及收發各式大量的文書資料，這之間隱藏著員工精力與時間的重覆與浪費；某種程度上來說，是工作效率的慢性殺手。大多數企業文檔皆分散在不同的子公司／部門／或資訊系統，在協作能力不強或協作方式不成熟時，專案管理的效率就變得更低，溝通成本也大大增高。資訊的流失率、不對稱性，很多時候就成了專案推進頻頻受阻的頭號元兇。

舉個例子：專案經理小強透過LINE群跟組內成員傳遞客戶需求，不但資訊很容易被淹沒，組內成員也無法即時處理；小強仍要靠自己逐一跟進、執行、匯總結果。原本1個小時可以解決的需求，往往拖到1天或更久。 傳統工作模式，需要設定一個總負責人，再通過多層級／多地域的數據回收，才能完成整個流程。

若透過WPS協作文檔或表格的方式進行，那麼文檔本身就成了一個專案管理的工具，由管理者列出所有相關的專案、進度明細和對應的負責人，所有專案參與者都可即時看到每個環節的進度更新，把所有資訊和所有相關的人員即時分享，極大的減少了個體、部門之間的重複資訊詢問，打破資訊的孤島。 根據實際的測算評估，這種協作的方式基本上都能達到10倍以上的效率提升。

▍打造輕業務系統 便捷協作

另一方面，企業中常見資訊系統，包括OA、CRM、ERP等等，能完成企業大概30%-40%的流程管理，而其他60%以上需以非結構化數據的管理來完成，這往往會帶來一個問題，即，通過一個傳統的系統來完成這60%的流程，不定性會非常大，系統的維護週期也會很長。完成一個新需求的創建或進行系統的優化維護，也都需要耗費一周，或者一個月的時間。特別在一些中小微企裡，很多業務都在摸索的過程中，是動態的，也就導致了系統的多變性。以電商為例，不同類型的活動層出不窮，產品組合及相對應的銷售流程要時常進行彈性變動，且要在短期內達到整個流程的適配，包括市場策略、訂單跟蹤、物流配送、售後退換等等，非常需要一個能在短期內調整工作流程的系統。

這種環環相扣的工作模式，對內部或跨部門協作，都有更高的要求。在這種場景下，若企業運用傳統標準化的程式去管理，那麼系統的迭代速度往往會跟不上業務的發展。當文檔由個體創建並且完成編輯，沒有和其他團隊成員或者其他事物發生關聯的時候，那麼這份文檔就只是一份簡單的數據儲存。但當一個文檔能夠將各方團隊人員串聯起來，能夠反映組織分工，那麼一個文檔就是一個靈活的輕業務系統，除了單次的專案管理，也可以複製並且在動態中進行沉澱數據。 因此，協同文檔工具雖然能夠很大程度上解決實際工作場景中的問題，但在工具的背後，也需要管理者系統性的思考和不斷完善的管理流程。畢竟對於一家企業來說，一支高效的團隊和有效的經營方法才是不斷為企業創造價值的核心。