【WPS Office】經理人效率管理工作術

身為專案經理或管理者的你，每天有開不完的大小會議，處理不完的大小事，但你覺得自己工作有效率嗎？是否常覺得花了很多時間討論，卻沒有達成任何結論，反而擠壓到原先排定要處理事情的時間？會前會後還要花大量時間彙整各部門提交的零散資料？其實溝通不是非要坐在會議室裡才能發生，尤其疫情改變工作型態，線下溝通早已紛紛轉為線上遠端會議及協同作業，身為經理人的你，該如何運用有效的工具簡化工作流程，有效溝通協作， 發揮團隊合作戰力，打造成功的專案呢？

讓我們列舉二個透過WPS+雲協作平台，提升專案工作效能的例子：

案例1

       彼得是一家外商公司的專案經理，在推動及控管專案時程時，常需要跨部門溝通協調。過去他主要透過郵件發送文件進行討論，因需分享和收發的專案資料眾多，每次討論後修改的資料也無法即時同步最新版本，需不斷手動重寄與更新，不但費時費力，且經常出現版本繁多與資訊不同步的問題；加上彼得存放專案資料的地方也較分散，有在郵件、USB隨身碟、公司電腦、或手機LINE聊天記錄裡，整體文件管理混亂，查找管理皆不易。
       現在使用WPS+雲協作平台後，彼得可以針對不同專案設立不同的團隊，並為不同團隊成員設置不同的角色及操作權限，如「管理員」、「成員·僅查看」、「成員·允許編輯」等；也可設定部門或專案團隊內每個成員可存取團隊內資料的權限，包含對該文件僅可唯讀、新建/上傳、刪除、移動、下載/分享/複製或編輯等，確保團隊資料的安全不外洩。他還將專案相關文件包括：產品開發規格、設計圖檔、物料清單、進度排程等統一集中儲存在雲端的團隊文件夾內，相關負責人每日填報最新數據，大家可同步管理項目產出，而且所有資料在同一個文件裡更新與儲存，隨時可透過全文檢索快速獲取所需最新資訊；需要彙總生管、品保、業務等相關部門的數據時，只要新建一個線上協作表格，所有人員便能在定期的電話／視訊會議裡，開啓同一份文檔討論議題，同時記錄編寫會議內容，明確任務分工和時間點，修改後自動保存，無需再反覆傳輸文件與彙總，效率明顯提升。

案例2

       小美是一家連鎖餐廳的通路經理，經常需與各分店分享各種營業資料，例如產品訓練、活動促銷、新品訊息、物流配送、銷售報表等，原先主要透過郵件或LINE群發送分享文件，傳送大型文件／圖片／影片檔時，因檔案太大傳輸超慢，網路不穩時還得重新再跑一次。好不容易寄出去了，卻發現內容有誤，得再修改重新發，來來回回地經常出現版本過多混亂的問題，而LINE裡的文件也常因過期而遺失，遇到店面重覆索取檔案是常見的麻煩事。因這些營運資料皆儲存在公司電腦內，所以當她外出巡店時，臨時需要查看最新報價記錄，也無法調取資料，即時處理工作，翻查紙本價格表又很不方便。
       現在使用WPS+雲協作平台後，小美將所有運營資料集中儲存在雲端平台，開啓同步工作環境功能後，無論用電腦、手機、或平板，只要登入個人雲文檔帳密，不在辦公室也能隨時查看及編輯文件。需要傳送文件給他人時，可透過連結的方式分享，隨時修改內容，自動同步更新，其他人無論何時打開連結，看到的都是最新內容，不需再重發郵件；所有檔案都可以透過線上預覽功能打開觀看，省去要先下戴到本地端才能開啓的時間；發送者還可針對連結設置權限，例如：連結有效時間、可下載次數、開啓密碼等，避免接收者將敏感資料外發給第三人使用。此外，小美透過線上文檔協作功能，只要將制式表格創建好，各分店可在同一個線上文檔裡填報每日銷售數據，再也不用像之前每家店先各自填寫自己的部份，再發小美額外做統一彙總了。