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WPS免費為企業提供遠端辦公、線上會議方案
在防疫非常時期,共築健康之防線


WPS免費為企業提供遠端辦公、線上會議方案
在防疫非常時期,共築健康之防線

 

針對此次新型冠狀病毒所帶來的嚴重疫情,許多學校已發佈延後返校時間,大部份企業也為了保護員工,而倡導以遠端辦公取代面對面業務拜訪以及專案討論, 然而遠端辦公對溝通效率、檔案協作,以及資訊安全都有著極高的要求及挑戰,比如:

1)如何做好疫情期間的員工健康管理?

2)如何規劃安排每天工作,以及驗收?

3)在跨區、跨國的會議上,如何提高溝通效率?

4)檔案之間的往返溝通,如何做到及時性?如何保證資訊安全?等等

 

在辦公領域深耕了 31 年, WPS所推出的智能雲辦公方案,其中一特色亮點即支持多人,可透過不同終端設備(電腦,平板,或手機端),在地端或網頁上,同時進行線上檔案共編協作。此次因全民對抗疫情而爆發的遠端辦公需求,實際上即為WPS雲辦公的具體應用場景之一。

 

完整協作辦公套件

 

 

01.多人資訊統計

 

在家遠端辦公時,公司需要即時統計員工目前健康狀況,或員工也需定時收集一些銷售數據或日常的工作彙報等。這時,可利用WPS表單內相關範本,直接套用,立即快速收集資訊。只需在 WPS 手機端或在網頁搜索打開「WPS 表單」後:

1)創建新表單

2)把鏈接發給需要填寫的社群群組/個人

3)數據自動匯總到一個表格

 

因為表單填寫的用戶之間互相不可見,只有收集者才能看到,從源頭上控制資訊安全。此外,由於填寫者互不干擾,收集者可在1分鐘收集回成百上千的資訊,十分快速。收集的數據還會智能匯總成一個線上表格,方便統計人做篩選編輯等二次操作。

 

創建新表單

 

 

02.團隊任務管理

 

在家辦公時,員工需知道自己該幹嘛,管理者需知道團隊正在幹嘛。透過「WPS 日曆」中選擇「新建日曆」,即可對遠端工作期間進行事項安排。安排完成後,將該日曆共享給同事,便能快速同步所有的日程安排。

 

對於個別重要的事項,可設置重複提醒,如:提前15分鐘、提前1小時、提前1天、提前3天等等。當設置好的提醒時間一到,同事們的 WPS(Windows版)、手機微信都會推送日程事項提醒,避免出現大家忘記、反復通知、匆忙準備的情況。

 

除了統一通知的好處,「WPS 日曆」還有著存檔作用。即便同事之間都在遠端工作,也能有效記錄時間安排。

 

 

03.團隊文件管理

 

異地辦公經常要透過文件溝通,如果在Line或微信群都發送文件,很快就會被洗版難以查找。透過WPS 的「共用文件夾」功能,邀請小組成員加入後,大家便能把各自工作檔案上傳到文件夾內,有序進行內部規劃和工作文件同步,降低了零散和反覆溝通成本。

 

共用文件夾

用法:WPS雲文檔一一創建檔夾,選擇「共用」即可邀請同事加入。

 

創建共用文件夾後,在任意一部手機、一部電腦,登錄同一個 WPS 帳號就能及時查看和編輯。同時,創建者還可針對同事設定「分享範圍」、「可閱讀,編輯,下載許可」、「連結有效期間」、「可下載次數」等許可權管理,避免多版本的文件來回修改,帶來低效和混亂,提升管理效率。

 

連結設定

 

 

04.多人異地開會

 

當大家都各自在家,如何能遠端且有效進行會議召開呢?普通情況下,開視訊會議對網路要求高,開社群語音會議文件和語音易脫離,對方的重點講到哪都不清晰。

 

使用「WPS線上會議」功能,打開會議 PPT 文件,點擊「會議」圖示按鈕進入會議模式,同時還可看到邀請成員、加入通話、雷射筆、切換文檔等選項。點擊「邀請成員」,便能通過二維碼或者複製連接邀請同事參與,手機、電腦均可完美打開。無論PPT翻到哪一頁,所有參加會議同事的手機、電腦也會自動同步翻頁。就算遠在千裏之外,也跟現場溝通一樣。

 

在手機製作演示文檔

 

當需要發言討論時,點擊「加入通話」,即可語音接入會議;也可配合雷射筆功能使用,在討論時標記內容,向同事們傳遞最重要的資訊。若不方便發起通話,也可點擊「審閱—評論」,直接對內容發表文字評論和語音評論,給出自己的意見,做到有效的溝通。

 

值得強調的是,會議功能不僅支持PPT,文件、表格、PDF等文件也都能完美支持,不需要額外的設備,僅需一部手機或一部電腦就能免費使用

 

 

05.多人協作編輯

 

「WPS 線上協作」功能,支持多人同時編輯文件。當需要與同事們一起核對文件資料時,在WPS 打開該文件,在檔案點擊「共享」,用連接形式分享給對方。

 

分享文檔

 

同事們打開後,便會自動進入文件線上協作模式,一起協同撰寫,內容即時保存,數據永不丟失,大大提升了溝通效率。針對個別有異議的內容,可直接進行評論,留下自己的看法(手機支持語音評論);此外,也能在介面右上角看到協作對方的頭像,點擊頭像則可定位其編輯的位置。

 

疫情期間,金山WPS辦公特為企業/個人用戶提供以下免費雲辦公支持:

 

共築健康防線

 

最後,祝願此次疫情早日得到控制。讓每一個堅守職責的員工都能儘快、平安地回到工作崗位中。