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大潤發採用WPS 讓OA運作更順暢

 

資料來源:CIO IT經理人月刊

辦公室作業軟體如今已是企業 OA 運作的核心,文書處理、試算表及簡報更已成為 OA 的代名詞。大潤發導入 WPS Office,對發展新零售有非常重要的作用。

--採訪/施鑫澤 文/楊迺仁--

 

長久以來,OA市場的龍頭一直是由微軟Office獨領風騷,但微軟Office所費不貲,採購成本始終居高不下,但多年流通市場的優勢,讓微軟Office擁有的相容性優勢,往往讓企業用戶無法割捨,畢竟OA文件隨時都有流通的需要,如果重要文件的格式跑掉或甚至無法開啟,延誤商機的後果是任何企業都不願見到的現象。

 

以知名量販通路大潤發為例,大潤發CIO陳俞安指出,大潤發的店頭超過400家,員工人數超過25萬人,對於Office軟體的需求相當高,但以前使用的 Microsoft Office,授權費用動輒上千萬元,對大潤發而言是筆不小的負擔。

 

為了控管OA運作成本,大潤發決定導入免費的開源軟體,但卻因為使用介面及檔案相容性的問題,上線過程一直被員工抱怨。大潤發後來透過市調調查,發現由金山軟件推出的WPS Office 在市場頗受肯定,就決定導入 WPS Office。 WPS Office主要包含三大產品線,包含Writer(文字)、Presentation(簡報)及Spreadsheets(試算表)。

 

克服相容性及學習障礙

相較於其他免費的開源Office相容性為達60%,WPS Office 與主流Office的相容性卻高達95%,其中的關鍵在於金山軟件在1995年與微軟簽定檔案格式交換協議,也因此成為目前市場上相容度最高的文書編輯工具軟體。WPS Office 支援所有辦公文件檔案格式,可相容.docx/.xlsx/.pptx版本格式,檔案格式支援度高達18種,無需擔心格式不相容的問題,Writer 更可以直接支援Adobe PDF瀏覽功能。

 

WPS Office還有一個貼心功能,可以讓每位使用者自行更換Office2003~2016的使用介面,且不影響檔案的公式及文件交換,不管是哪一個操作介面,仍擁有全功能的使用,達到無痛轉移、無縫接軌,縮短適應期及學習期。

 

在更換Office軟體時,不單純只是要考量Office軟體本身的相容性,能否與公司ERP、EIP、人事管理系統、出勤管理等系統相容,也是非常重要的考量。

 

由於現在的OA檔案往往也是許多企業外部應用軟體系統的資料來源,WPS Office特別在外部應用系統的相容性花了不少工夫,符合標準XML寫法,對於系統的檔案資料匯出、匯入功能完全相容,包含API介面、物件模式、VBA環境,支援COM加載外掛等機制,可順利匯出及匯入市面上現有的電子辦公平台、應用系統,包括ERP的匯入、CRM的匯出、HR報表、郵件通訊錄,WPSOffice都有非常完整的相容性。

 

但對大潤發而言,能否節費才是王道。WPS Office提供兩種節費方式,一個是幫助企業補足軟體授權,用最適總持有成本(TCO)達到軟體100%合法,讓企業最高節省80%成本,同時提供數量、租賃或大客戶等不同方案,滿足各種不同類型企業辦公軟體授權之需求。

 

以大客戶專案為例,WPS Office提供大型客戶依據電腦數量及涵蓋範圍計價,在合約期間內提供「不限套數」使用權,授權書上明確標示使用方案的優惠條件,以及提供不限套數使用的紙本證明,大客戶專案可依客戶需求提供場地使用權及場地租賃使用權兩種方案,可大幅降低軟體授權費用。

 

資訊安全功能受重視

大潤發在與金山軟件展開一輪又一輪交流、測試及體驗工作後,在整個項目的溝通過程中,隨著相互之間對於產品的熟悉、對於應用場景的理解,雙方發現WPS Office 在企業管理場景中,確實有著相當不錯的成效。
雖然相容性是大潤發當初導入WPS Office 最看重的部分,但開始跟金山合作後,也開始注意到互聯網時代的文檔管理不易,不僅檔案在流傳的過程中,機密資訊容易外洩,內容也可能遭到竄改,隨著電子文檔的檔案容量愈來愈大,更造成企業網路的傳輸負擔。

 

左為大潤發CIO陳俞安,右為金山辦公軟件副總裁姜智強

 

WPS Office 的共享閱讀功能,支援PDF檔案格式,無須安裝Office即可線上預覽文件,同時還可進行共享討論及投票,投票的時效還可以加以控制,有效減少文件傳輸成本,減輕企業網路負擔。

 

在資訊安全方面,WPS Office 可以針對文件及用戶身分進行權限管理,檔案本身也有進行數位加密,密級關鍵字可以用來監控內部流傳的涉密文檔,編輯只要在編輯時觸發關鍵字,就會在後台留下紀錄。後台日誌功能可以進行文件全生命週期管控,數位水印會記錄關鍵資訊如編寫者的資訊,就算文檔脫離加密的環境,一樣可以追溯文檔。陳俞安指出,大潤發未來希望能更進一步建立電子文檔中心,因為這些文檔未來都可以用來幫助溝通。

 

大數據及人工智慧來加持

大潤發正不斷加快發展新零售的腳步,IT系統架構也跟著不斷的變革,尤其是在大數據及人工智慧,也就是數據智能方面,大潤發已經開始著手進行健立大數據,希望未來的經營者做決策不用只是憑著經驗及直覺,而是有以大數據為基礎所發展的人工智慧來協助。

 

人工智慧正是WPS Office 2019 極力加強的部分,WPS Office創作平臺可以讓使用者不需要從空白文件開始,編寫者只要設定好標題等元素,即可完整企業專屬文檔,增強企業標識度。透過AI及文檔 既有的內容匹配,素材智能推薦可以為公文編寫提供更為精準的依據。智能校對語境、語義,不僅會顯示那些文字可能會有歧義,而且還會推薦適合更換的文字,可以規避因為歧義造成的風險。

 

除了建立文件的核心內容外,內容創作者最頭疼的問題之一,就是需要花費很多時間和精力進行排版和校對。WPS Office 特別引入基於機器學習的智慧助手,來幫助使用者定位錯字甚至自動修改措辭,極大簡化了校對工作。機器學習能力保證 WPS Office 的校對能力可以與時俱進,某些情況下,WPS Office 甚至可以透過匹配模板,將使用者簡單列出的內容提綱,自動排版和美化生成整齊優雅的幻 燈片,包括插入圖片和圖表都能智慧實現。

 

對企業而言,辦公室OA軟體的價值,不只是生成一個個的電子文檔,而是要根據不同場景提供體系化的服務,更要扮演互聯網時代的文檔管理中樞,如何從單純的工具價值,進化成提升企業競爭 力的關鍵,WPS Office 可望成為未來值得企業關注的目標。