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【WPS Office 2019 】場地授權方案受大企業青睞 NO.20190059


【專訪金山軟件台企業務總經理陳豪欽】

WPS場地授權方案受大企業青睞

 

資料來源:CIO IT經理人月刊

用以降低 Office 授權門檻的 WPS,推出場地授權方案,對於正面臨追討授權金壓力的企業來說,將是一個吸引力頗強的最佳方案。

 

--採訪/施鑫澤 文/楊迺仁--

軟體授權費用對企業而言,始終是企業營運成本重要的一環,不僅只有費用高低會造成企業的困擾,對許多營運據點橫跨兩岸三地的企業而言,往往會碰到在台灣取得授權的軟體,到了大陸還得另外再談一次授權,不僅會有費用控管的困擾,還可能因為兩岸軟體授權規範的不同,而衍生難以預料法律糾紛。

 

場地授權方案 打通兩岸三地軟體授權任督二脈

為了解決客戶前述的困擾,金山辦公軟件WPS Office特別針對大企業,推出場地授權方案。金山辦公軟件台企業務總經理陳豪欽指出,場地授權模式對大企業為什麼這麼有吸引力,最主要的關鍵就在於,雖然是在台灣採購,但是授權會及於整個在中國大陸的所有子公司,如果是在中國大陸採購,也可以及於台灣。

 

如此一來,企業只要跟WPS簽了約,任何企業所希望涵蓋的事業單位,在期限內都可以百分之百的合法使用WPS,企業就不用為了幾套軟體的授權問題,減少不必要的管理困擾。

 

比方說,在台灣有很多企業都有兩岸三地的據點,所以在台北、高雄、昆山、蘇州、深圳都有各自註冊的分公司,WPS可以在一份合約上去涵蓋這些主體。這樣的彈性可以提供給台灣企業的軟體授權費用的投資回報率是非常高的。相對於過去的主流授權方式,節省率甚至可以高到60%~70%。

 

事實上,對WPS而言,這種場地授權模式並非全新的模式,但對台灣企業尤其是跨足兩岸三地的企業而言,確實是一種比較新的模式。陳豪欽指出,因為企業過去在談授權時,雖然也會希望可以擁有場地授權,但很多軟體供應商提供的並非是真正紙本上的合法授權。而且因為營運區域劃分的原因,許多軟體公司通常不能提供兩岸之間不同子公司的場地授權,灰色地帶的詮釋權其實都是握在軟體供應商手中。

 

WPS的做法則是要求做到白紙黑字,沒有灰色地帶,將場地授權模式擴及到兩岸,反觀大多數軟體商的作法,基本上兩岸不同子公司的授權模式都是分開的。陳豪欽指出,WPS對於台商的覆蓋及布局方式其實看得很清楚,希望能透過這樣的模式去服務台商,讓客戶不用受限於兩岸的範圍限制,就可以直接做好軟體授權。

 

重視台商需求提供貼心服務

陳豪欽表示,台商的IT投資策略特別重視CP值,比起其他外商或陸商,投資報酬率的要求都要嚴格很多,WPS因此特別針對台商做整體布局,協助台商計劃出對他們最佳的投資報酬率,更特別設立台企業務專屬部門,就可以協助台商在兩岸三地的授權需求,甚至可以跟台商原本的授權做盤點及混用,以達到最好的投資報酬率,這也是WPS布局台商市場的第一個訴求點。

 

負責規劃WPS在台企市場銷售的金山軟件台企業務總經理陳豪欽

 

第二個訴求點則是提供台商跨足兩岸的服務。 陳豪欽表示,過去不管是那一個外商,通常就是在兩岸都各自設立總部,但在台灣買的軟體授權,不能拿到大陸去用,在台灣買的服務,到了大陸還要另外付錢。但現在透過場地授權方案,WPS所有的服務不只是跨足兩岸,甚至可以跨到東南亞,甚至在歐洲的客戶,一樣可以透過場地授權方案取得所需要的服務。

 

陳豪欽認為,要做到真正體貼客戶的需求,供應商就應該將原本客戶必須要自行面對的複雜度攬過來自己解決。所以不管是採購前的測試,或是採購後的售後服務,WPS都有一個專門的團隊,協助兩岸任何一個地方導入、實施WPS,甚至於到府的教育訓練,都可以協助執行。

 

以和碩科技為例,雖然是在台灣採購,但當和碩在大陸的某幾個廠區,需要提供到府的導入及教育訓練時,WPS一樣在大陸提供當地最到位而且是即時的服務,和碩科技任何時間打專線電話,都可以及時得到問題的解決。

 

陳豪欽表示,WPS會設法概括承受客戶的想法,包括受限於過去軟體使用累積的成本壓力,某部門可能也不願意配合修改等問題,WPS都會想辦法幫助客戶無痛銜接,提供客戶最好的建議。由於企業對於以前採購過的軟體授權,多半還是會希望不要就此浪費,WPS認為保護客戶既有的資產是有必要的,現在的投資,應該是節省費用的投資,協助客戶可以讓既有的軟體能夠跟WPS最新版並用。

 

WPS的做法就是最新版的功能與介面,都會盡可能跟市面上所有的主流辦公軟體能夠對接。客戶不用擔心其他軟體推出新版本時,WPS會跟新版本軟體無法匹配,這樣的問題發生機率可以說是微乎其微。WPS在這樣的結構上提供客戶混搭,是希望客戶的自由度可以從60%提高到95%,對客戶而言,就可真正享受軟體就是服務,而不是被綁住。

 

重視資安需求連紙本都有隱形浮水印

除了日常工作需要使用的辦公應用外,WPS也發展出於以檔案為主體的雲文檔管理系統,可以提供企業使用私有雲的模式,達到一雲多屏的應用目標。企業只要透過WPS在Android或iOS設備的APP登入帳號後,上面所抓到的資料跟在PC上面登入帳號後所抓到的資料完全同步,而且在雲文檔上還提供文件加密,傳輸過程都會有AES-256bit的加密設計,包含存取、列印、浮水印等權限控管功能,連外發都能控制權限,檔案本身還可以控制到存取時間限制,也就是DMS(Document Manager System)的概念。

 

陳豪欽指出,有些客戶因為很重視檔案安全,會找很多做資料外洩防護(DLP)的廠商來處理,但只要碰到軟體檔案格式更動,DLP業者要是沒跟上,檔案就無法加密或是打不開。但這些DLP過去常見的問題,在金山的DMS模式中,就不存在,因為所有的檔案格式,WPS都會跟主流檔案格式相容,所有的權限控管都是集中在伺服端來處理。

 

值得一提的是,WPS伺服器可以提供企業私有雲的模式,相較於大部分提供雲服務的業者都是採用公有雲模式,WPS伺服器更能確保機密資料不會被竊取,而且如果將資料放在公有雲,主要的儲存點到底在哪裡?是不是真的符合雲服務業者宣稱的規格?未來要是引發任何資安事件,都是難以追溯與確保自家機密安全的。

 

陳豪欽表示,台商可以把伺服器放在台灣,然後讓在大陸的分公司透過雲文檔取得資料,中間都不用落地,而且不需要透過VPN。VPN雖然可以確保有專屬的通道,傳輸過程也就可以有更安全的保障,但現在VPN服務商的管理愈來愈嚴格,費用也相當昂貴,WPS的伺服與終端的資料傳輸過程都已經 加密,即便沒有VPN,雲文檔的資安也都不用擔心。

 

此外,雖然針對電子檔已經可以做到追蹤及權限控管,但電子檔一旦列印出來之後,就沒有人可以確認這份紙本的流向,或者是由誰流出去。WPS因此特別提供紙本溯源的功能,即使有很多人擁有同一份電子檔,任何印出來的紙本都可以追查出是由哪一個擁有者印出來,也就是電子證據。

 

陳豪欽表示,紙本溯源技術的原理是利用隱藏模式,讓紙本看起來跟一般文件沒有兩樣,但只要把紙本影像送進伺服器,就可以看到這個紙本是在某年某月某日由某個帳號所列印。很多辦公軟體雖然也要求使用者要登錄帳號,但其實就算不登錄也可以使用,WPS則是要求一定登錄帳號才能取得檔案,所以才能在紙本放進隱形浮水印。而且如果沒有登錄帳號,就算將檔案下載,這個檔案也是打不開的。

 

WPS產品架構圖

 

以檔案本身為管理核心

WPS是透過檔案本身去發展協同及整個辦公場域的連結,然後再去思考該怎麼控管權限。未來也會基於檔案,延伸出更多的應用,如AI文檔寫作,目前還無法實現的原因,是因為可以參考的大數據數量還不夠,但相關功能已經設計在雲文檔中,將來只要資料夠多,就可以透過AI系統幫助客戶自動生成公司慣用或常用的文檔,如周報都有既有的格式要求,屆時只要提供關鍵字甚至用口語方式提供,系統就可以建立基礎資訊。

 

陳豪欽指出,金山辦公軟件會這麼重視檔案安全,是因為金山軟件在1988年成立時,就認為檔案是人與人之間非常重要的溝通工具。雖然現代許多人都是利用即時通訊軟體進行溝通,但真正重要的訊息如報價單、財務資料等,還是要透過檔案文件來溝通會比較妥當,才能保障企業的安全及權益。

 

兼具成本與安全的新辦公科技方案

節費與安全是企業追求使用辦公軟體科技時最希望兼顧的兩大考量,金山辦公軟件打造公有雲文檔服務兩岸台商,另外也提供私有雲文檔服務供企業自建雲伺服器,經常奔走兩岸的陳豪欽指出,目前中美貿易戰對台商在大陸所帶來的成本衝擊與資訊安全隱憂,特別針對各項產品包含標準辦公軟體、WPS+公有雲、WPS+私有雲文檔等產品,推出逐量擴增的年場地授權方案,提供台商依據各自內部需求,先小量導入並且在完全合法的授權下逐步擴大使用規模,讓台商在成本節省上又添一大利器。